Especialistas citam que um bom plano diretor é essencial para a gestão transcorrer sem sustos
A gestão de um condomínio exige desafios dos síndicos, tanto que a cada dia mais se assemelha a uma empresa. Por sinal, ferramentas da área da administração são essenciais para gerir os mais diversos tipos de moradia. Uma das ações utilizadas para conseguir ter controle de gestão é a criação e formatação de um planejamento estratégico.
Antes de mais nada, planejamento estratégico é essencial para garantir o bom funcionamento do condomínio e a satisfação dos moradores. Ele envolve a definição de metas, objetivos e ações a serem tomadas para que tudo transcorra dentro da ordem e sem ser pego de surpresa. Deve-se avaliar o estado atual do condomínio, incluindo infraestrutura, finanças, segurança, serviços e avaliar o interesse dos moradores para iniciar o plano, bem como compreender seu tamanho e particularidades técnicas e de localização. Professor de Gestão Condominial, economista e uma das referências no setor, Gabriel Karpat reforça a importância de planejar as ações para que a administração possa ser mais tranquila.
“Na minha visão a elaboração de um planejamento estratégico, que eu chamo de Plano Diretor, torna-se indispensável para a gestão do síndico no condomínio. É o planejamento das ações e políticas dentro dos condomínios. A elaboração de um planejamento parte da identificação de todos os processos e necessidades. Torná-los mensuráveis e, consequentemente, gerenciáveis para o bom andamento das ações programadas”, explica.
Vale reforçar que o planejamento estratégico é um documento que deve ser revisado e atualizado regularmente para garantir sua relevância e eficácia ao longo do tempo. Além disso, envolver os moradores na elaboração e execução do plano pode contribuir significativamente para o sucesso das iniciativas. Palestrante na área condominial e síndico, Sérgio Gouveia exemplifica a importância do planejamento estratégico com a utilização da ferramenta chamada matriz GUT, cujo acrônimo significa Gravidade, Urgência e Tendência.
“Ao submeter os itens da lista a essa análise, atribui-se a cada item valores de 1 a 5 de gravidade, urgência e tendência, e depois esses números são multiplicados. O resultado de cada multiplicação dá um valor, e depois é só ranqueá-los por ordem decrescente e você terá uma lista priorizada por um critério mais objetivo. Para eliminar a subjetividade de uma análise individual, é uma boa ideia submeter essa atribuição de notas aos membros do time de trabalho, e depois definir a ordem de prioridade de acordo com a média das notas atribuídas pela equipe a cada item”.
6 fatores para realizar o planejamento estratégico
Alguns fatores precisam ser levados em conta para a montagem de um planejamento estratégico em condomínios. O síndico deve elencar algumas prioridades na hora da construção da ideia, como: análise da situação de momento do condomínio, definição de objetivos, identificação dos recursos necessários, implementação e monitoramento das ações, elaboração das estratégias e comunicação com os moradores.
Além dos fatores definidos, o síndico deve também monitorar o progresso do plano regularmente para garantir que as ações estejam sendo eficazes e fazer ajustes se necessário. Também é indicado reavaliar o plano estratégico para garantir que ele esteja alinhado com as necessidades e realidades do condomínio, assim como capacitar com treinamentos os funcionários e, em alguns casos, para os próprios moradores, especialmente em relação ao uso adequado das instalações e equipamentos.
Sérgio Gouveia, graduado em administração, síndico, colunista e palestrante da área condominial, explica sobre a periodicidade que o planejamento estratégico deve ter considerando diversas situações.
“O planejamento estratégico envolve ações de curto, médio e longo prazo, que são propostas pelo síndico com o objetivo de aprimorar a qualidade de vida, a segurança e o conforto dos condôminos e valorizar os imóveis. Ele é composto de várias fases, que de uma maneira bem resumida passam pelo diagnóstico (financeiro, fiscal, trabalhista, documental, estrutural etc.), priorização desses itens, planejamento do que será feito para resolver essas questões e definição de planos de ação detalhados, orçamentação, aprovação em assembleia e, finalmente, execução”, detalha.
Sobre o que está proposto no planejamento, Sérgio Gouveia complementa que a produção do mesmo não deve ficar delegada a apenas uma pessoa, no caso o síndico: “Os planos de ação contam propostas detalhadas do que se pretende fazer, responsáveis, cronograma, metas, orçamentos e outras informações importantes, que podem requerer conhecimentos técnicos das áreas de engenharia, manutenção, arquitetura, administração, finanças, direito etc., razão pela qual não se recomenda que o síndico desenvolva esse plano sozinho. O ideal é que ele esteja cercado de especialistas que o assessorem e ajudem a aprimorar e executar o projeto”, conclui.
Planejamento estratégico e questão financeira
O planejamento estratégico precisa ter um teto de gasto? O valor precisa ser debatido com os condôminos? O síndico pode aprovar sozinho o plano e iniciar as ações por conta própria? Não, essas e outras questões precisam ser respondidas antes da execução do plano. Um dos pontos mais sensíveis na administração condominial, a parte financeira precisa ser analisada para que o planejamento tenha sucesso. É importante ressaltar que mais pessoas, como o conselho consultivo e financeiro – e também profissionais das áreas que serão incluídas no plano – devem fazer parte do grupo de implementação do planejamento.
“A partir dos levantamentos físico-financeiros efetuados desde o início, é preciso apresentar uma estratégia de abordagem e execução compatíveis com a capacidade financeira e anseios daquela coletividade. A partir daí é necessário discutir permanentemente e ajustar as finanças de acordo com os proprietários, já que são eles os maiores interessados”, conta Gabriel Karpat, especialista em gestão na área condominial.
As finanças desempenham um papel fundamental no planejamento estratégico dos condomínios, tanto que a previsão orçamentária é um dos temas sempre debatidos nas assembleias para definir quais gastos e cortes serão feitos. Uma gestão financeira eficaz é essencial para manter as operações funcionando sem problemas e assim alcançar os objetivos estabelecidos.
Aqui listamos algumas considerações importantes sobre finanças no planejamento estratégico de condomínios, como orçamento, contabilidade e realização de auditoria, priorização das despesas, negociação com fornecedores, análise de custos e benefícios, gestão de inadimplência dos condôminos, avaliação de receitas extras e também o planejamento tributário.
O síndico deve incluir ainda no planejamento a formação de reserva financeira, destinando uma parte das receitas para situações emergenciais. Aliás, essa é uma forma de lidar com despesas inesperadas e manter a estabilidade financeira do condomínio. As manutenções preventivas ou corretivas demandam dinheiro, por isso a importância de se ter uma reserva da receita para cobrir essas despesas. Nesse sentido, manter os moradores informados sobre o estado financeiro do conjunto também é relevante, seja por boletins ou também por explicações durante as assembleias com os moradores.
Além da parte financeira, os prazos para execução também podem impactar no cronograma do planejamento. Se bem definidos no momento da aprovação do plano, fazem com que os moradores possam perceber que as ações estão ocorrendo sem anomalias: “A definição de prazos é importante para balizar o projeto e ter uma referência de progresso: estamos adiantados? Estamos atrasados? É como dizem Robert Kaplan e David Norton, doutores em Harvard e criadores do método Balanced Scorecard, muito usado na gestão estratégica: O que não é medido não é gerenciado”, relata Sérgio Gouveia.
Transparência com os moradores
Uma das dúvidas é sobre a mudança na gestão do condomínio com a troca do síndico e se o planejamento estratégico terá de ser alterado. O síndico Sérgio Gouveia avalia que essa possível alteração tem que estar dentro do plano, até porque algumas ações como reformas e melhorias contínuas, por exemplo, ultrapassam o período de sindicatura.
“Essa é uma das grandes contribuições da implantação de um plano diretor no condomínio. Se o projeto tiver, por exemplo, um escopo de cinco anos à frente, ele muito provavelmente atravessará gestões que terão síndicos diferentes na sua condução. Mas se um novo síndico é eleito e já assume sabendo que, além da ‘mera administração’ do dia a dia, tem tarefas a realizar, prazos a cumprir, orçamentos para observar etc., isso por si só já tende a promover a continuidade do processo de melhoria contínua do condomínio. Ele deixa de ser condicionado ao plano de trabalho do síndico: já está tudo discutido, planejado, aprovado e lavrado em ata. É ‘só’ fazer. E isso, por sua vez, traz uma outra vantagem bem interessante. Ao aprovar um plano diretor e divulgá-lo internamente, os próximos candidatos a síndicos já têm a exata noção do que se espera deles, de quais conhecimentos e habilidades se farão necessários para conseguir executar o projeto, de como essas realizações deverão ser comunicadas e as prestações de contas deverão ser feitas, e isso por si só já desencoraja eventuais ‘aventureiros’ a se candidatarem ao cargo. É um filtro que tende a atrair os mais competentes, responsáveis e comprometidos com o crescimento do condomínio a dar a sua contribuição”, descreve Gouveia.
Acesso
Os condôminos, no entanto, devem ter acesso ao planejamento por diversos motivos, como: transparência e confiança no síndico, engajamento e participação, redução de possíveis conflitos, feedback para dúvidas, melhora na aceitação das mudanças e senso de fortalecimento da comunidade. Assim, a divulgação das etapas do planejamento estratégico não apenas informa, mas também envolve e empodera os condôminos, criando uma comunidade mais consciente, colaborativa e bem-informada. Isso contribui significativamente para o sucesso da implementação do plano estratégico.
A divulgação do planejamento por meio de informativos nas áreas comuns, grupos de WhatsApp e também aplicativos de gestoras de condomínios facilita o acompanhamento. Além disso, o plano deve ser levado para deliberação em assembleia para ter aprovação ou não dos condôminos, o síndico sozinho não pode implementá-lo sem o aval dos moradores e conselho. Ao manter os canais de comunicação abertos, os condôminos terão a oportunidade de fazer sugestões e expressar preocupações, isso pode fornecer ideias para melhorar a eficácia do planejamento. Por sinal, a comunicação bem-feita pode fortalecer o senso de comunidade entre os moradores, promovendo um ambiente mais harmonioso e colaborativo.
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