Organização, criatividade e assertividade ajudam os condomínios a combater os vilões do caixa, colocar as contas em dia e ainda implantar novas ações para o futuro
O termo “crise” tomou conta dos noticiários, cofre das empresas e bolso dos brasileiros. A alta da inflação e o aumento no valor dos produtos essenciais, somados ao desemprego crescente, têm feito com que a inadimplência passe a fazer parte da rotina da população. Nos condomínios a situação não muito é diferente, mas os serviços não podem parar, caso contrário a vida dos moradores pode ser afetada, cedo ou tarde – seja por um equipamento quebrado por falta de manutenção, ou por adiar o pagamento de determinada despesa que resulta em juros, alimentando uma bola de neve que fica cada vez mais difícil de ser remediada.
Parece difícil manter as contas em dia e a estrutura funcionando nesse contexto, mas não é. Organização, criatividade e assertividade podem trazer resultados rápidos e estabilidade financeira ao condomínio. E mais: as épocas de crise servem para aprimorar processos que antes causavam gastos desnecessários, evitando desperdícios e criando uma nova postura, sem que seja necessário cortar serviços importantes do dia a dia. Passada a crise, as boas ações permanecem, tornam-se procedimentos-padrão e ajudam a dar um bom fôlego ao caixa em tempos amenos.
O primeiro passo: combater a inadimplência
Assim como em uma empresa, o condomínio não pode gastar mais do que arrecada. Sendo assim, se as contas ordinárias não estão fechando, o primeiro passo é avaliar o índice de inadimplência do condomínio. O assunto é delicado, mas merece atenção especial para que as taxas de juros não acabem prejudicando os próprios moradores – inclusive os devedores. “Se houver uma inadimplência de 10%, por exemplo, todos estarão pagando 10% a mais de taxa condominial”, explica Rodrigo Karpat, advogado especializado em direito condominial.
Para lidar com a inadimplência, o advogado sugere que os devedores sejam, antes de tudo, classificados da seguinte maneira: devedores contumazes (que deixam de pagar constantemente um ou outro mês, mas sempre acertam o débito), devedores de até 12 meses de atraso e devedores de valores maiores. Para os contumazes, Rodrigo sugere que seja feita uma política enérgica de reeducação e envio do caso a um escritório de advocacia, para cobrar de forma extrajudicial com acréscimo de 10%. “Com o acréscimo, começa a não valer a pena para o devedor contumaz deixar de pagar o condômino no período correto”, diz.
Para os devedores recentes, “uma tentativa de acordo pode surtir efeito, caso contrário deve ser distribuída a ação de cobrança”, e para os casos mais antigos, “deve haver a imediata distribuição da ação de cobrança, caso ainda não tenha sido feita. Se já, o andamento deve ser analisado, solicitando sempre os relatórios com o advogado da causa”, orienta.
Quando a contadora Pricila Furtado iniciou sua gestão como síndica do Edifício Peter Pan, no bairro Coqueiros, em Florianópolis, o grande problema era exatamente esse: inadimplência. “O prédio tem dez apartamentos, então se um deixa de pagar, não é possível fazer a quitação das contas”, relata Pricila, ao contar que conseguiu estabilizar a situação apenas com muita conversa. “Hoje tenho 100% da receita do condomínio”.
Assim como ela, o síndico Helton Luiz Pereira, do Cezarium Residence Club, no Campeche, também opta por uma postura proativa antes de levar os casos para a Justiça. “Tenho por hábito caminhar pelo condomínio com a listagem de inadimplentes no bolso, e buscar uma conversa amigável e transparente com o devedor sempre que o encontro”, comenta Helton, que também tem como rotina alertar os moradores que ainda não pagaram a parcela mensal por e-mail no início do mês, e com outro e-mail e também carta impressa no final do mês. “Às vezes o pagamento não é feito por esquecimento”.
Pricila Furtado diz que a prioridade era estabilizar as contas do condomínio: “O prédio tem dez apartamentos, se um deixa de pagar, não é possível fazer a quitação das contas”.
Quando o mês se encerra, o síndico coloca a administração e contabilidade à disposição para a emissão do novo título. Além disso, o condomínio acrescentou no regimento interno algumas ações que favorecem a cobrança, mas antes de aplicá-las procura esgotar todas as formas de comunicação com o condômino.
“Na maioria das vezes, o morador inadimplente tem as suas razões para não ter efetuado o pagamento e não procura a administração por vergonha. Então, uma comunicação amigável e transparente facilita a relação e faz com que o devedor entenda que o condomínio também tem suas obrigações e que aquela parcela é importante para honrá-las”, diz o síndico.
Medidas restritivas aos condôminos devedores foram adotadas no condomínio Nara Cristina, no bairro Campinas, em São José. Segundo a síndica Maria Cristina Gama Deça, o regimento interno prevê a proibição do uso de áreas comuns, como academia, piscina e salão de festa. Além disso, a convenção autoriza o corte de água e gás da unidade. “Inadimplência sempre vai haver e penso que os síndicos precisam ter meios eficazes de combatê-la”, relata Maria Cristina, que também aconselha o apoio de uma boa empresa na área de cobrança.
As contas ainda não fecham! O que fazer?
Enquanto são tomadas as medidas em relação à inadimplência, é preciso avaliar um ponto importante: ainda que as taxas estejam em dia, por que as contas não estão fechando? Nesse momento, é hora de rever todos os gastos ordinários e contratos não ordinários que já foram assumidos e buscar a melhor maneira de quitá-los, além de adiar investimentos programados para um melhor momento. Aqui ainda deve ser levado em conta um quesito importante: a reserva do caixa serve apenas para obras ou emergências, pois imprevistos acontecem, e muito.
Se o saldo continuar negativo, o erro pode ter sido cometido já no cálculo da previsão orçamentária. Fazer a revisão costuma se tornar um drama, mas é preciso encarar essa empreitada para normalizar a situação. “As previsões orçamentárias precisam ser revistas no mínimo anualmente caso sigam os aumentos de despesas no período. Não reajustar ou não trazer o valor para o que realmente se gasta pode representar o uso de dinheiro destinado a outra finalidade, como o fundo de reserva ou de obra”, alerta o advogado Rodrigo.
Rodrigo ainda destaca a necessidade de incluir o 13º e dissídio na previsão, além de um fundo de reserva de, no mínimo, uma arrecadação. “A previsão orçamentária bem feita é essencial para que os condôminos se planejem e não existam surpresas desagradáveis no decorrer do ano. E mesmo com a previsão bem feita, podem ocorrer situações imprevisíveis, como a quebra de um cano ou a necessidade de uma indenização trabalhista”, frisa.
Rever a previsão orçamentária deu certo para Pricila e Helton, o qual viu o caixa quase zerado quando assumiu a gestão, com dificuldades inclusive para pagar os funcionários. Para reverter a situação, ele fez uma auditoria geral nos últimos balancetes e percebeu que a taxa condominial não estava pagando os custos básicos do condomínio. Além disso, muitas compras haviam sido feitas de modo parcelado e estavam consumindo a verba das contas ordinárias.
“Infelizmente existem decisões que precisam ser tomadas, então propusemos uma chamada de capital para honrar as parcelas da obra, e um aumento da taxa de condomínio de 20%”, relata o síndico, ao destacar que foi estabelecido um canal de comunicação com todos os moradores, com muita transparência sobre a situação financeira. “Pedi e, felizmente, todos foram pacientes, pois precisaríamos de um tempo para chegar a um equilíbrio”, conta Helton, que conseguiu normalizar o quadro. E ficou a lição: compra parcelada somente com muito controle e em hipótese alguma devem ser sobrepostas.
Falta de manutenção: o vilão dos cofres
A necessidade de manutenção dos equipamentos é um assunto recorrente, mas nunca é demais relembrar: consertar é mais caro que preservar e o barato sai caro na hora de escolher uma empresa. “É preciso lembrar que os prédios e equipamentos têm depreciação e vida útil, então não dá para acreditar que você irá passar um ano todo sem precisar fazer manutenções”, comenta o síndico Helton.
A contratação de empresas idôneas, por sua vez, ajuda a evitar gastos com possíveis problemas em manutenções, obras ou reparos. Para isso, o advogado Rodrigo indica a consulta junto à associação comercial a que pertence o prestador, e a verificação de possíveis processos, no Serasa ou Tribunal de Justiça. Além disso, os síndicos aconselham muita pesquisa e a atualização constante junto ao mercado. “Muitas vezes o menor orçamento não é o melhor”, destaca Pricila.
Escolhida a empresa, muita atenção na hora de fazer o contrato. “Um contrato bem feito, que preveja o maior número possíveis de variáveis, auxilia na resolução de problemas, caso ocorram”, frisa Rodrigo, ao citar que devem estar no documento cláusulas que especifiquem os serviços a serem realizados, cronograma de execução, não subordinação de funcionários da obra – para que não gere vínculo empregatício ao condomínio -, exigências de seguro, verificação do registro dos trabalhadores, obrigatoriedade de Equipamento de Proteção Individual (EPI), entre outros. “Tudo isso torna o contrato mais seguro e protege o condomínio”.
No edifício administrado pela síndica Maria Cristina Gama Deça a água coletada em uma cisterna é utilizada para molhar o jardim e higienizar as áreas comuns
Funcionários: reter talentos evita gastos
Um dos maiores custos dos condomínios é com os funcionários, tanto pelos encargos trabalhistas quanto pelas frequentes ações judiciais. Sendo assim, esse é um ponto que merece destaque quando o assunto é economia e, para analisá-lo, a primeira pergunta a se fazer é: o número de funcionários extrapola as reais necessidades do edifício? Respondida essa questão, o próximo passo é verificar se todos os processos estão sendo feitos de maneira correta, entre eles o pagamento de horas extras, intervalo de almoço, “caso contrário, podem gerar um passivo trabalhista muito grande ao condomínio”, alerta o advogado Rodrigo.
Feito isso, o síndico deve observar de perto se o funcionário está satisfeito, de forma a reter os talentos e evitar gastos com rescisões, além de acompanhar horas extras excessivas. “O investimento no funcionário não é apenas no salário. Os funcionários levam em conta também o ambiente de trabalho, instalações, refeitório e tratamento dos superiores e demais moradores”, destaca Rodrigo. Ele cita ainda que podem ser oferecidos programas de qualificação por meio de treinamentos: “existe um campo enorme para que o síndico possa trabalhar e reter os talentos, sem que seja exclusivamente na questão salarial”, acrescenta o advogado.
Essa valorização é adotada pelos síndicos Helton e Pricila, que destacam a boa gestão e tratamento pessoal. “Se você olha o funcionário apenas como custo, muito provavelmente não conseguirá criar um ambiente de trabalho onde ele se sinta bem, e provavelmente irá pagar o mínimo necessário por esse trabalho, que favorecerá a rotatividade”, diz Helton, ao observar que o colaborador satisfeito produz mais, desperdiça menos e consequentemente fica menos propenso a ações judiciais. Ele, no entanto, salienta que a relação é profissional, por isso não pode haver pagamentos por fora e gratificações não contabilizadas, por exemplo. “Tudo deve estar no papel e arquivado em local correto, pelo tempo necessário”.
Crises para evoluir
Com os procedimentos-padrão revistos e normalizados, a economia se torna um hábito e traz inúmeros benefícios à vida no condomínio. O corte de gastos excessivos, como os de água e energia, surge ainda como um ponto positivo para preservar não só o bolso, mas também a natureza. No condomínio da síndica Pricila, passou-se a lavar menos a garagem, o que resultou na diminuição da conta de água, enquanto no edifício de Maria Cristina há uma cisterna de reuso, utilizada para molhar o jardim e higienizar áreas comuns.
“Os investimentos em melhorias e inovações só devem ser considerados após se ter a garantia que podemos conservar o que já temos. Encaro a função de síndico como uma prestação de serviços à comunidade onde vivo. Os problemas sempre aparecem, mas é necessário encarar, relacionar as prioridades e resolvê-las, uma a uma. Sempre com transparência, que é o melhor aliado”, finaliza Helton.
Para deixar as contas em dia
– Adquira material de limpeza, para jardins e outros insumos diretamente com fornecedores especializados em condomínios, isto pode gerar uma economia de 40%
– Não pague nada fora do prazo e evite juros. Sempre tenha uma reserva técnica para emergências e adote uma postura proativa de combate à inadimplência, esta compromete o fluxo de caixa e aumenta a cota
– Exerça uma gestão responsável: assim como no orçamento de uma empresa, o condomínio não pode gastar mais do que arrecada
– Funcionários: fique de olho nas horas extras. Em excesso, elas encarecem o condomínio. Evite a rotatividade de funcionários, pois isto ajuda a reduzir gastos com rescisões e até mesmo com ações trabalhistas
– Promover a economia na contratação de serviços não é escolher o serviço mais barato. O barato sai caro, já diz o dito popular
– Faça uma boa escolha da empresa que vai prestar serviço ao condomínio utilizando bons materiais e contratando profissionais habilitados. Serviço bem feito dura mais tempo e não é necessário o retrabalho, fantasma que paira sobre os síndicos
– Na contratação de serviços exija o responsável técnico e verifique o histórico da empresa
Fonte: CondomínioSC
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