Otimize As Cotações Do Condomínio

A contratação de serviços e compra de produtos são práticas rotineiras na administração do condomínio.

Um patrimônio preservado requer manutenção e reformas, tais como: impermeabilização e limpeza da caixa d’água, pintura do prédio, contenção de vazamentos no sistema hidráulico, renovações no sistema elétrico, aquisição de móveis e eletrônicos para áreas comuns, entre outros. No entanto, o segredo para efetuar a melhor compra ou contratar um serviço de qualidade está na primeira etapa: a fase do orçamento.

Essa tarefa, apesar de aparentemente simples, exige atenção e experiência por parte do síndico. No condomínio José Augusto Dona Nair, no Centro da capital, o síndico Antônio Carlos Giumbelli (foto acima) participa da administração do condomínio há aproximadamente 25 anos. Ele orienta os novos síndicos para a necessidade de se consultar a convenção antes de se tomar qualquer atitude. “Aqui no nosso condomínio a convenção prevê a realização de, no mínimo, três orçamentos, para que depois passem por deliberação em assembleia ou, em casos que exijam mais celeridade, pelos conselheiros”, conta.

Além de significar segurança para o próprio síndico, a consulta aos moradores e conselheiros reduz o risco de o condomínio contratar empresas desqualificadas. “Para colher e analisar os orçamentos, é importante que o síndico esteja bem assessorado pelo conselho. Também solicito referências e algumas indicações de prestadores para a nossa administradora”, diz. Giumbelli alerta que é muito comum receber cotações de empresas ‘fantasmas’, mas diz que não tem dificuldade em desmascarar a idoneidade desses perfis. “Basta requerer os comprovantes básicos. Consultar se a firma possui inscrição na Junta Comercial para verificar se é registrada, se o pagamento dos impostos está em dia, se a empresa emite a nota fiscal”, recomenda.

Orçamentos

Depois de constatada a regularidade da empresa, chega a hora de descrever a solicitação. De acordo com o contador da Fundação de Estudos e Pesquisas Socioeconômicos (Fepese), João Nunes, nessa fase é necessário que o gestor defina se o que ele precisa é de um orçamento detalhado ou uma simples estimativa de custo. “Em caso de serviços, quando o condomínio quer apenas ter uma ideia de preços, pode ser solicitada uma estimativa, evitando-se a visita técnica. Mas se a intenção do condomínio já é contratar a mão de obra, então a solicitação é de um orçamento completo”, explica.

No condomínio Beira Mar Sul, no centro da capital, o síndico Reinaldo Guilherme Loppnow (foto) está à frente da gestão há quatro anos e levou sua experiência como empresário do ramo da construção civil para a administração do residencial. No decorrer dos anos, Reinaldo cadastrou uma extensa lista de fornecedores de confiança e que apresentaram qualidade nos serviços prestados. Para demandas mais frequentes, tais como aquisição de produtos de limpeza e manutenções mensais, o síndico alerta que o orçamento não pode ser ignorado. “Às vezes eu intercalo. Faço a cotação um mês sim e outro não para verificar se o preço não mudou”, diz.

Na fase de análise dos orçamentos, o síndico e ex-empresário Loppnow compartilha a sua experiência com os demais gestores de condomínio. Ele orienta que o preço baixo não seja o único critério de avaliação. “Desconfie de valores muito baratos. Você pode encontrar um saco de lixo de 240 litros, por exemplo, oferecido por preços muito variados, dependendo da loja. Nessa análise eu observo também a qualidade, a espessura do material, porque se for muito fino vou ter que usar três sacos para armazenar o que apenas uma embalagem deveria suportar”, exemplifica. Na compra de um material de baixa qualidade, nesse caso, Reinaldo complementa que a economia pretendida para o investimento será apenas aparente. “O custo real dessa aquisição será bem mais dispendioso”, alerta.

Contratação

Quando o objetivo do orçamento for a contratação de um serviço que requeira também a aquisição de produto para mão de obra, Reinaldo explica que, na maioria dos casos, é preferível que o condomínio compre o material em separado. “Muitas fornecedoras de serviço vendem materiais diluídos, reformulados, reembalados, oferecidos como se fossem originais. Na loja você compra, por exemplo, um litro de cloro puro, já algumas empresas de serviço misturam o produto com água”, revela. Além disso, Loppnow esclarece que a qualidade do produto reduz o custo da mão de obra. “A pintura do prédio é exemplo disso. Se a tinta for de baixa qualidade, aguada, o pintor terá que pincelar mais camadas e cobrará pelo tempo e trabalho a mais. A tinta de alta qualidade é mais cara, mas vai economizar em mão de obra e dar mais durabilidade para a pintura”, orienta.

No entanto, muitos produtos fogem a essa regra. É o caso dos materiais regulamentados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). “Fios e equipamentos elétricos estão enquadrados nas normas técnicas e sua fabricação exige o cumprimento de qualidade e segurança. Nesses casos a diferença do mais barato para o mais caro é a marca”, revela Reinaldo.

O contador da Fepese, João Nunes, orienta que o síndico providencie um relatório técnico para justificar e argumentar com os condôminos a preferência pelo orçamento mais caro ou mais barato. “Especifique em laudo o motivo daquela opção, como vida útil baixa, melhor custo-benefício”, recomenda. Principalmente para obras cujo investimento é mais elevado, esse laudo pode ser útil. O engenheiro do condomínio pode ajudar na elaboração da justificativa pela escolha dos orçamentos.

Para evitar prejuízos ao condomínio com abandono de obras e serviços, o síndico Loppnow realiza o orçamento de forma planejada, com negociação de pagamento após cada etapa concluída. “A maioria das empresas que contratamos aqui no condomínio negociam dessa forma, especificando no orçamento global cada etapa do serviço e seu valor. Eu pago por cada etapa realizada. Se a empresa abandona o serviço, o condomínio não sai prejudicado”, observa.

DICAS

O síndico e ex-empresário no ramo da construção civil, Reinaldo Loppnow, dá algumas dicas.

Não arrisque comprar produtos de qualidade desconhecida. Solicite uma amostra grátis para teste. Se a empresa for confiável, ela vai fornecer essa condição.
Fiscalize a entrega do material. Compare se as especificações do orçamento foram atendidas. Oriente o zelador, caso ele seja incumbido de receber a entrega.
O responsável pelo orçamento é o síndico, mas nada impede que o zelador faça uma lista dos materiais em falta.
Em caso de dúvidas ou busca por referências, procure orientações de confiança: amigos ou familiares que trabalham na construção civil, síndicos de outros condomínios. Consulte também o zelador ou porteiro, que também podem ter mais experiência no assunto.
Mantenha uma boa relação com os seus fornecedores. Avise sobre um orçamento concluído. Lembre-se que as empresas priorizam o cliente assíduo. Em um atendimento de emergência isso pode fazer a diferença.
Manutenções realizadas pelos próprios fabricantes garantem a instalação de peças originais e zelo do equipamento.
Na fase de consulta de empresas idôneas, exija o responsável técnico, mediante apresentação da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT)

Fonte: CondominioSC