Como Fazer Uma Ata De Condomínio

Para evitar erros, fizemos esse post sobre como fazer uma ata de condomínio!

A assembleia geral

As reuniões de condomínio são convocadas para a discussão de assuntos condominiais.

Ela pode ser ordinária, que é obrigatoriamente anual e discute a prestação de contas, a aprovação do orçamento e a substituição do síndico.

Ela pode ser também extraordinária, convocada para discutir assuntos específicos, demandas que surgem na convivência do condomínio.

Nas duas assembleias, a ata de condomínio é item obrigatório para sua validade, já que servirá como instrumento validador das ações do síndico e como prova em eventuais discussões.

Ata feita à mão

É possível que a ata de condomínio seja feita à mão?

Sim.

Não existe regra que determine que ela deva ser digitada ou obedeça a algum formato específico.

Caso seja feita à mão, recomenda-se sua digitalização e guarda virtual, principalmente em armazenamento em nuvem para que o responsável não a perca caso um HD, pendrive ou outra mídia desapareça.

Em qualquer caso, ela deve ser assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e anexada ao livro de atas.

Aprovação e registro de ata de condomínio

Uma dúvida que aparece bastante dentre síndicos e condôminos é se a ata de condomínio deve ser aprovada e registrada.

Já destacamos que não há normas nas leis brasileiras que tratem especificamente do tema.

Acerca da aprovação, é uma prática comum que as atas sejam aprovadas, mesmo que sejam apenas registros dos fatos da assembleia.

Há duas situações:

Aprovação da ata na mesma assembleia, mediante assinatura dos condôminos, que devem aguardar a lavratura e a leitura do documento após a reunião;
Aprovação da ata na próxima assembleia. Neste caso, o documento é lido e ratificado no início da reunião seguinte.

Em algumas convenções, há previsão de que a ata estará tacitamente aprovada se, após seu envio aos condôminos, ninguém se manifestar contrariamente ao seu teor em prazo estipulado.

Sobre o registro, não há obrigatoriedade prevista em lei, mas a convenção pode determinar que determinada ata (ou todas) seja registrada.

Por exemplo, pode haver exigência de registro das atas que atestam decisões que valem contra terceiros (como a ata de eleição de síndico).

Em todo caso, é interessante que o registro ocorra. Se houver perda, extravio ou danos ao livro de atas, é possível recompô-las por meio do registro.

E se não registrar? Ela tem validade?

Sim.

Se as decisões aprovadas na assembleia ocorreram com obediência aos quóruns e procedimentos legais, a ata de condomínio já terá valor legal para os condôminos.

Conteúdo de uma ata de condomínio

A ata de condomínio é um resumo dos assuntos abordados e discutidos na assembleia.

Além deste conteúdo, ela precisa obedecer a requisitos formais.

Podemos considerar que a ata de uma assembleia geral deve conter:

Data, horário e local da assembleia, com especificação do nome do Edifício;
Tipo de assembleia (ordinária mensal ou anual, ou extraordinária);
Itens discutidos, de forma especificada, e a deliberação sobre cada um. O registro dos assuntos e as colocações de cada condômino presente podem ser sucintos;
Assinatura dos presentes, do Presidente da Mesa e do Secretário (prova que a assembleia obedeceu ao quórum exigido pelas leis);
Lista de presença com o nome completo e a unidade de todos os presentes (item facultativo, mas que confere maior segurança jurídica ao documento).

É importante que a ata seja clara e objetiva.

Para facilitar o entendimento, ela deve respeitar o andamento da assembleia, registrando a sequência de acontecimentos da reunião.

Destinação da ata

Após a assembleia, é recomendado enviar uma cópia da ata para cada condômino.

Apesar de não haver previsão expressa do Código Civil acerca do prazo para a destinação da ata, adota-se o prazo de 8 dias, que era previsto na antiga Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591/64) e consta em várias convenções condominiais.

Algumas convenções ou regimentos internos preveem a necessidade de registrar a ata em cartório. Portanto, se é o caso do seu condomínio, é preciso atentar-se a isso.

Se não for o caso, a ata tem valor legal para os condôminos, independentemente de registro, como já explicamos acima.

A destinação da ata é importante para obedecer ao princípio da transparência, que é o que mantém a confiança entre condôminos e síndicos.

E uma dica: tenha responsabilidade ambiental e envie a ata por meio digital!

Síndico não disponibiliza a ata

Imagine que o síndico não disponibilizou a ata da assembleia após o prazo previsto. E agora?

Essa atitude compromete o princípio da transparência e leva a insatisfação e desconfiança dos condôminos.

Neste caso, os interessados devem solicitá-lo uma cópia da ata.

Se não forem atendidos, é possível enviar uma correspondência protocolada, fazer uma solicitação extrajudicial ou registrar a solicitação no livro de ocorrência.

Livro de atas

Para que as atas das reuniões não se percam no meio das centenas de documentos gerados na administração do condomínio, é interessante manter um Livro de Atas.

Ele deverá conter, pelo menos, as atas dos últimos 5 anos, ficará em poder do síndico ou da administradora (se houver), e deverá estar sempre disponível aos condôminos.

Modelo de ata de condomínio

Ata de assembleia geral (ordinária/extraordinária) realizada em (data).

No dia (data e hora), no Condomínio (nome do condomínio), situado à (endereço completo), reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária (ou Extraordinária) os condôminos representantes das unidades (discriminar as unidades presentes), cujas assinaturas constam da lista de presença.

Na pauta, estavam os seguintes assuntos:

(Elenque todos os assuntos)

O condômino (nome do condômino) foi eleito como presidente dos trabalhos e designou (nome da pessoa) para secretariar. Ocorreu a leitura da ata da assembleia anterior, realizada em (data), a qual foi aprovada por unanimidade e sem emendas.

O senhor presidente colocou em debate o primeiro assunto da pauta.

(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes)

Continuando os trabalhos, o segundo assunto da pauta foi debatido.

(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes, o que deve ocorrer com cada assunto)

Esgotados os assuntos elencados na pauta, o presidente cedeu a palavra aos interessados, mas ninguém fez uso.

Às (horas), sem mais assuntos para tratar, o senhor presidente encerrou a Assembleia e lavrou a presente Ata, que vai por ele e por mim, secretário, assinada.

Local e data.

Assinatura do Presidente e do Secretário

Gostou do modelo? Faça o download do arquivo editável:

Lembre-se de sempre fazer a ata de condomínio de maneira simples, de fácil compreensão, registrando, de forma específica, apenas o que foi discutido. Dessa forma, os condôminos saberão sempre como o condomínio vem sendo conduzido, o que facilita a relação entre todos.

via tudocondo.com.br