Grupos em aplicativos e sistemas de gestão auxiliam rotinas do prédio e na comunicação

A conectividade já faz parte do dia a dia das pessoas em diversas maneiras, em diferentes âmbitos – no trabalho, nas escolas, no acesso às informações, na facilitação de processos. E os síndicos podem aproveitar esse estreitamento de relações permitido pela tecnologia para agilizar certas demandas do condomínio, que vão desde a comunicação de algo relevante que aconteceu até a emissão da segunda via da taxa de condomínio.

No residencial Piazza Navona, no centro de Criciúma, o síndico Domingos Tomé acompanha há dois meses no WhatsApp, aplicativo para smartphones, um grupo especialmente criado para os condôminos do prédio. “A iniciativa surgiu em uma reunião sobre segurança, e a maioria dos moradores aderiu”, explica. O síndico conta que os participantes ficaram bem entusiasmados com a ideia. “Se algum morador esquecer os faróis do carro acesos na garagem, por exemplo, alguém pode avisar pelo grupo, como já aconteceu”, afirma.

A ação de juntar os moradores em uma tecnologia acessível pelos smartphones também aumentou a cordialidade e os aproximou em datas comemorativas. “Às vezes acontecem cumprimentos, como desejar um bom-dia e uma boa-tarde. No dia das mães, também, mensagens de parabéns foram colocadas no grupo”, comenta. Tomé ressalta que, como os telefones ficam mais acessíveis a partir da inserção do grupo, caso seja necessário mandar algum recado específico para alguém, pode chamar em uma conversa em particular. “Mas como nem todos os moradores estão no grupo, a comunicação tradicional também precisa continuar funcionando”, lembra o síndico, que atua há quatro anos na gestão do prédio.

Criar grupos restritos também pode facilitar a comunicação, como incluir os conselheiros em um grupo específico, sendo que até mesmo a empresa administradora pode participar. “Participo de alguns grupos de condomínios, e assim ficamos sabendo com mais rapidez o que está acontecendo. Por exemplo, esses dias a subsíndica de um prédio renunciou ao cargo, e podemos agilizar os trâmites para a transição quando ela veio assinar os papéis na administradora”, conta Thiago Sombrio, gerente de uma empresa administradora em Criciúma. Em outro residencial, o administrador acompanhou por fotografias postadas no grupo algumas obras feitas no prédio. “Essa comunicação é bastante prática”, destaca.

Dicas para conversas em grupo no WhatsApp

– Envie informações de interesse comum: lembre-se de que todos convivem no mesmo condomínio e que o grupo foi criado em prol dessa característica específica.

– Foque nos assuntos relevantes do prédio, como acontecimentos importantes e registros pertinentes, como a conclusão de uma obra.

– Evite se exaltar ou motivar assuntos que possam gerar polêmica ou atrito entre os moradores, como inflamar discussões sobre esportes, política ou religião, por exemplo. Fique de olho também no horário das mensagens.

– Caso se inicie uma conversa paralela com um morador, se não for um assunto de interesse comum, inicie uma conversa em particular.

Novas tecnologias a favor do síndico

Ao optar por uma tecnologia para facilitar a comunicação entre síndico e moradores, é possível garantir, além da segurança das informações, a certeza de que os tópicos levantados terão o devido encaminhamento. Hoje, o mercado já dispõe de sistemas e aplicativos desenvolvidos especialmente para gestão de condomínios. “Nesse tipo de sistema é possível registrar ocorrências e agilizar determinadas rotinas administrativas do prédio, como a emissão de segunda via da taxa de condomínio, o agendamento do uso do salão de festas e até mesmo o registro de controle de segurança na portaria”, explica Everton Pitz, especialista na área de gestão de tecnologia para condomínios.

As funcionalidades desses sistemas específicos vão além dos aplicativos utilizados apenas para comunicação, como no WhatsApp ou a partir da criação de grupos no Facebook, e se tornam mais confiáveis para os síndicos, especialmente a longo prazo. “É fundamental para uma boa gestão condominial que o síndico em exercício tenha acesso às informações das gestões anteriores”, esclarece Pitz, lembrando que o ideal é que todas as conversas entre moradores e síndicos por meios eletrônicos fiquem registradas e constem em um histórico que seja de propriedade do condomínio.

No sistema, tanto o síndico e quanto os moradores podem acessar os dados, cada um com o perfil de usuário específico, para acompanhar o que está acontecendo. “Alguns sistemas estão disponíveis tanto para computadores quanto para celulares, o que aumenta a praticidade de uso e a transparência da gestão”, explica Everton Pitz.