Um bom síndico sabe como organizar os documentos do condomínio. Esse é o ponto de partida de qualquer boa gestão.
Vida de síndico não é fácil. São dezenas de decisões que precisam ser tomadas diariamente. Desde uma simples conversa nos corredores, até a assinatura de contrato para o início de uma grande obra, tudo passa pelas mãos do síndico.
Embora a tecnologia aplicada à administração condominial tenha avançado muito nos últimos anos, a assinatura de documentos físicos ainda é indispensável. Você até pode digitalizá-lo para registrar como uma cópia extra. Porém, a versão original ainda é a mais segura na hora de comprovar suas decisões.
Por isso, saiba agora como organizar os documentos do condomínio e como conservá-los. Lembre-se que eles são provas de tudo o que aconteceu durante a sua gestão.
Responsabilidades
A gestão, a guarda e a manutenção da documentação é de responsabilidade do síndico. É ele quem decide quais papéis serão guardados, por quanto tempo e onde.
Uma das decisões que o síndico deverá tomar se refere ao local de armazenamento. Caso não haja um espaço próprio no condomínio para esse fim, reserve um local seguro e fechado. Certifique-se, também, que somente o síndico tenha acesso ao lugar. Porém, não leve os documentos para casa.
Os documentos mais importantes devem ser colocados, de preferência, em locais altos para proteção de eventuais enchentes e longe de fontes de fogo.
Mas lembre-se que o condômino pode ter acesso aos documentos, desde que solicitado com antecedência e para pronta consulta. Portanto, pense na praticidade do acesso. Caso o morador queira levar algum documento para casa, deve-se realizar uma cópia do arquivo.
Quais documentos deverão ser guardados?
Na prática, tudo o que o síndico achar necessário pode ser arquivado. Se o arquivo for bem organizado, não haverá problemas em achá-los posteriormente. Porém, indispensável mesmo é guardar os seguintes documentos:
– Convenção do condomínio (veja aqui modelo);
– Regulamento interno;
– Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
– Apólice de seguro (seguro condomínio é coisa séria veja algumas dicas);
– Relatório de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
– Livro de registro de atas (veja nosso checklist para síndicos);
– Cadastro dos moradores e de prestadores de serviços (possuir um cadastro dos moradores previne diversos incômodos);
– Plantas de implantação do condomínio, assim como as de hidráulica e elétrica;
– Relatórios de inspeção anual emitido pelas empresas que fazem a conservação do condomínio;
– (AVCB) Auto de vistoria do corpo de bombeiros (ter em dia o AVCB é sinal de respeito à vida);
– Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora na época de entrega do empreendimento;
– Certificado de limpeza de caixas d’água e dedetização;
– Notas fiscais diversas.
Invista em pastas ou caixas box e organize-as de acordo com o assunto. Outra forma muito prática é separar por mês. Por exemplo: as pastas de prestação de contas mensais podem ser organizadas por ano.
Separe por categoria
Lembre que qualquer morador pode ter acesso aos documentos do condomínio. Como já dissemos antes, desde que solicitado com antecedência para consulta no local. Caso o morador queira levar algum documento consigo, providencie uma cópia.
Portanto, ao separar os documentos por categorias ou assuntos você economizará tempo na hora de procurar o que está querendo
Digitalização é uma solução
Uma forma bastante segura de se certificar que nada será extraviado. Ao digitalizar os documentos você cria automaticamente um backup de todo o arquivo.
Porém, lembre-se que os documentos digitalizados servem apenas como cópia e que é fundamental manter certos registros em sua versão física, a fim de validar sua autenticidade.
Agora que você já conhece algumas dicas de como organizar os documentos do condomínio, compartilhe conosco a sua opinião, experiência e rotina adotada na sua gestão em relação ao tema.
Fonte: Guilherme de Paula Pires | Redação Viva o Condomínio | https://vivaocondominio.com.br
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