Sistema interno próprio da administradora

Saiba como o uso da tecnologia pode otimizar processos internos e fazer a diferença no atendimento a síndicos

Saiba como o uso da tecnologia pode otimizar processos internos e fazer a diferença no atendimento a síndicos

O que caracteriza hoje um bom serviço da administradora de condomínios? Bom atendimento para os clientes, cuidado com prazos de pagamentos, relacionamento atencioso com o síndico são alguns atributos, certo?

Isso, porém, é o que é possível ver de fora da empresa. Mas para atender a todas as demandas do condomínio, é preciso também que o parceiro em questão tenha processos internos cada vez mais alinhados com a velocidade da informação do tempo em que vivemos.

Pensando nisso, a administradora paulistana Habitacional desenvolveu seu próprio sistema interno para o acompanhamento do trabalho dos seus colaboradores. O objetivo era  impactar positivamente não apenas na entrega da pasta mensal do condomínio, mas na própria gestão das contas dos seus clientes.

“Foi a forma que encontramos de nos mantermos atualizados com nossos clientes, trabalhando de forma transparente e em sincronia com os gerentes daqui e os síndicos”, explica Fernando Fornícola, diretor da empresa.

Veja abaixo como o sistema próprio da empresa impacta na prestação de serviços:

Rapidez na prestação de contas 

Com um produto desenhado pela própria empresa, em parceria com uma desenvolvedora de software, a Habitacional conseguiu diminuir em até duas semanas o tempo de entrega da sua pasta mensal.

“Consigo ver, em uma tela, o status das pastas de todos os clientes. Dessa forma, acompanhamos aqueles condomínios que porventura estejam com algum problema e como solucioná-lo da melhor forma possível”, explica Fernando.

Isso porque entregar a pasta sem atrasos é uma prioridade para os clientes.

“É muito ruim para os clientes receberem a pasta de maio apenas no começo de julho”, exemplifica ele.

Gestão e monitoramento dos pagamentos

Além disso, o sistema integrou todos os processos de pagamento dos clientes. Por exemplo: caso uma conta ultrapasse 20% do orçamento mensal do condomínio, a mesma deve ser aprovada pelo síndico e por um gerente da conta e seu superior.

Dependendo do valor, além da aprovação do gerente, a mesma passa pela anuência de um dos diretores da empresa.

O sistema também avisa quando há contas em aberto, ações judiciais correndo, e se o condomínio não terá saldo para arcar com todas as despesas até o final do mês.

“Tudo funciona de forma a avisar os envolvidos na hora certa, e também para otimizar o trabalho dos gerentes das contas”, aponta Fernando.

Dessa maneira, é possível monitorar o orçamento anual aprovado na assembleia de perto para garantir que o mesmo atenda às despesas do condomínio – e alertando sobre possíveis inconsistências, como um gasto muito maior que o esperado em um mês, por exemplo.

Mais segurança no controle dos gastos

Caso um fornecedor que não seja cadastrado no condomínio emita uma nota fiscal, um aviso especial é gerado para o gerente da conta.

“Cada empreendimento tem seu próprio parâmetro já registrado, o que ajuda a agilizar a liberação de pagamentos, por exemplo. Isso era algo que não encontrávamos em outras soluções disponíveis no mercado”, analisa ele.

Pagamentos duplicados para o mesmo período e mesmo condomínio também precisam de autorização para serem efetuados, evitando assim a necessidade de cancelamentos futuros.

“Esse controle integra nosso protocolo de segurança e é parte integrante da nossa política de governança”, explica Marcio Bagnato, diretor comercial da empresa

Esocial

nova plataforma do governo que irá integrar diversas informações sobre os funcionários dos condomínios também não deve ser um entrave.

“Com o sistema ficou bem mais simples gerir dados como plano de saúde, faltas, férias, fundo de garantia, licenças”, exemplifica Fernando.

Auto-atendimento é o futuro

Marcio apontou que a tendência das empresas administradoras de condomínio apostarem em auto-atendimento para os seus clientes também deve perdurar.

“O morador conseguir uma segunda via de boleto no portal, acompanhar as contas do condomínio, não é mais diferencial. O desafio, agora, para as administradoras, é se organizar internamente para oferecer um serviço cada vez mais ágil e transparente para seus clientes.”, pesa ele.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br

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