A ata é um documento oficial que serve para registrar as ocorrências, deliberações, decisões, conclusões de uma reunião. O seu formato é, geralmente, padronizado e necessariamente possui início, meio e fim. Em condomínios, a ata é redigida pelo secretário eleito minutos antes de dar início à assembleia.
Na abertura da ata, obrigatoriamente, consta-se o nome completo do condomínio e o CNPJ, data, horário em que a chamada está sendo realizada e o local onde a assembleia está acontecendo – salão de festas, escritório, entre outras áreas do condomínio. Em seguida, é informado o tipo da assembleia – se ordinária ou extraordinária –, observando o edital de convocação e citando a data de expedição do edital, e finalmente inclui-se a ordem do dia a ser deliberada.
No caso da assembleia geral ordinária, que acontece uma vez a cada ano, o Código Civil prevê que obrigatoriamente constem em pauta a aprovação de orçamento e despesas, prestação de contas e eleição ou reeleição de síndico.
É imprescindível que o redator perceba a medida ideal para uma ata sucinta, mas contendo também os detalhes importantes: comentários, discussões, apurações. O “feeling” nessa hora vale muito. Para todas as decisões, é necessário detalhar o número de votos contrários e da maioria favorável.Quando o condomínio elege um novo síndico, são descritos os dados pessoais do administrador, o período de duração do mandato, a remuneração do síndico, observando a sua inteira responsabilidade pela movimentação bancária. O mesmo processo é feito para eleição do subsíndico e dos membros do Conselho.
No item prestação de contas é importante incluir o valor da inadimplência no dia da reunião e o saldo das contas bancárias, discriminando separadamente conta-corrente e fundo de reserva. Após a anotação dos números, redige-se a fala do síndico e membro do Conselho Fiscal com as suas avaliações referentes ao período. O documento finalizado deve estar assinado e acompanhado do edital de convocação e da lista de presença.
Uma vez redigida, lida e aprovada pelos moradores, a ata não poderá ter rasuras nem complementos. Quem discordar dos seus termos poderá fazer constar sua opinião na ata da próxima assembleia, ou, se esta for muito demorada, deverá fazê-lo formalmente (por escrito) ao síndico. Para que o documento ganhe efetividade perante todos, inclusive a terceiros (não moradores), é necessário que a ata seja registrada em um cartório de títulos e documentos ou, quando a deliberação altera regras da convenção ou define outras questões mais relevantes, em cartório de registro de imóveis. O registro garante respaldo jurídico ao documento, já que, sem ele, a Justiça desconsidera as decisões praticadas em reunião.